JURNAL SECURITY | Security procedure atau lebih dikenal prosedur pengamanan di lingkungan kerja mulai hal yang basic sampai dengan hal yang advance seperti contoh prosedur pelaksanaan tugas, prosedur menangani keadaan darurat, prosedur membuat laporan, prosedur pengamanan lainnya yang mendukung dalam menjalankan operasional bisnis di tempat kerja.
Prosedur keamanan untuk memastikan langkah-langkah yang sistematis dan dirancang untuk melindungi aset-aset perusahaan, melindungi informasi, menjaga sumber daya manusia di area kerja, dari setiap ancaman dan risiko keamanan. Dengan panduan ini seluruh stakeholder lebih fokus terhadap sasaran dalam menjalankan tugas dan pekerjaan di berbagai bidang atau segmentasi yang berbeda-beda.
Mengapa adanya prosedur keamananan? Tentu ini menjadi dasar sebelum melaksanakan tugas dengan tujuan untuk mencegah tindakan dan perilaku yang akan melakukan kriminal baik internal maupun eksternal, mendeteksi dengan cara mengidentifikasi situasi dilingkungan kerja, menanggapi berbagai kejadian dan keluhan pengamanan dengan efektif dan efesien.
Prosedur kerja pengamanan secara umum sama namum perlu di design ulang berdasarkan kebutuhan keamanan atau tantangan dan ancaman di lingkungan kerja dengan mitigasi risiko yang telah di identifikasi dan dianalisa terutama segmentasi pasar yang berbeda-beda, seperti publik sektor, manufacturing, maining, office building, hospitals, dan lain sebagainya.
Hal yang mendasar-pun prosedur pengamanan harus tersedia, jangan sampai berpikir bahwa prosedur kerja menunggu terjadinya ancaman atau kejadian lainnya, ini menjadi pengalaman intruksi tanpa prosedur “hanya lisan” tanpa panduan yang mengedukasi secara profesional. Oleh karenanya, Security prosedur sangat penting untuk dibuatkan dengan lengkap dan detail.
Mengapa Harus ada Security Prosedur?
Merupakan mandatori perusahaan untuk menyediakan dan mempersiapkan prosedur kerja sumber daya pengamanan, sehingga mengurangi potensi pelanggaran, penyimpangan, kelalaian dalam bekerja, berikut adalah sebagai penghantar tujuan kenapa harus ada Prosedur kerja Security?
1. Untuk Melindungi Aset:
Prosedur keamanan membantu menjaga aset fisik, digital, dan manusia dari kerugian, kehilangan kerusakan dari penyalahgunaan terhadap aset yang dimaksud. Bayangkan jika tidak tersedia prosedur kerja “bagaimana kualitas keamanan” apakah terjamin aman atau sebaliknya?.
Aset ini bagian penting, baik benda bergerak maupun benda diam artinya sebagai sumber daya pengamanan yang lebih profesional, sehingga bekerja lebih efektif dan efisien, tingkatkan konsisten dan disiplin “dalam kondisi apapun” selama 24 jam kerja tetap menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.
2. Untuk Menjaga Kerahasian Informasi:
Memastikan bahwa informasi sensitif, seperti data pribadi, informasi keuangan, dan rahasia bisnis, tetap aman dan tidak diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Sebagai petugas pengamanan jangan terlalu banyal bicara terhadap hal-hal yang tidak penting kecuali menyapa, menegur, mengarahkan pelanggan sesuai dengan prosedur kerja.
Banyak hal yang tidak perlu diketahui oleh orang lain seperti nama pejabat perusahaan, instansi atau organisasi tertentu, tata letak lingkungan kerja, produk utama perusahaan, strategi perusahaan, visi misi dan tujuan perusahaan, dan poin penting semua aktivitas dalam ruang lingkup di berbagai perusahaan yang berbeda-beda.
3. Memastikan Integritas Data dan Informasi:
Menjamin bahwa data tetap akurat dan tidak dimodifikasi secara tidak sah. Penjelasan ini lebih kepada bagaimana menyajikan setiap prosedur yang dibuat tepat sasaran sesuai dengan ancaman dan tantangan yang akan dihadapi oleh petugas keamanan di lingkungan kerja.
Meskipun, sangat dinamis semua data dan informasi bisa berubah dalam waktu tidak ditetapkan seperti karena ada regulasi dan kebijakan bari, pergantian pimpinan, uji coba siatem dan teknologi, sumber daya manusia yang belum memiliki kemampuan dan keterampilan memadai dan lain sebagainya.
4. Meningkatkan Ketersedian Pelayanan:
Memastikan bahwa setiap sumber daya yang terkait semuanya saling mendukung sama lain baik ditinjau dalam hubungan internal maupun eksternal, tentunya untuk mendukung operasional berjalan dengan perencanaan terutama memberilan pelayanan terhadap produk yang dikenali oleh konsumen atau customer lainnya.
Kegiatan pelayanan yang menjadi prioritas yang berkaitan dengan sistem, jaringan dan aplikasi yang dapat digunakan oleh peggunaanya dengan tidak melanggar aturan atau mengalami kerusakan saat jam operasional berlangsung seperti sinyal internet, nomor antrian habis, dan lain sebagainya.
5. Memenuhi Persyaratan peraturan:
Mematuhi hukum dan peraturan terkait keamanan data dan privasi, ini menjadi dasar kenapa pentingnya ada security prosedur “agar tidak terlalu signifikan pelanggaran dan kelalaian bekerja oleh petugas pengamanan” baik di sengaja maupun tidak di sengaja.
Semua aktivitas Security mempunyai panduan atas dasar ketentuan yang berlaku untuk mencakupi kebutuhan pengamanan sehingga tercipta rasa aman dan nyaman baik bagi pengguna jasa Security, penyedia jasa Security atau pihak yang bekepentingan lainnya.
Bagaimana Komponen Prosedur Keamanan yang di Anggap Penting:
1. Identifikasi dan Penilaian Risiko:
Mengidentifikasi potensi ancaman dan risiko keamanan, dan menilai dampak potensial di lingkungan kerja, unsur yang perlu dianalisa terhadap prosedur kerja “hal apa saja bisa dilakukan tindakan pencegahan dari setiap risiko yang akan terjadi” kemudian buatkan prosedur secara komprehenshif dengan tolok ukur keamanan yang ditentukan.
Segala bentuk risiko tidak akan hilang namum bisa diperkecil dengan menggunakan prosedur kerja, jadi hal mustahil tidak ada risiko “ini tergantung petugas pengamanan dan peran pimpinan dalam mengevaluasi dan perbaikan terhadap gap atau temuan di lingkungan kerja tentunya yang berhubungan dengan pengamanan.
2. Mengontrol Akses dan Enkripsi Data:
Membatasi akses ke aset dan informasi berdasarkan kebutuhan-kebutuhan pihak yang dianggap berkepentingan, siapapun pengguna akses keluar/masuk di area kerja wajib dilakukan pendataan tanpa terkecuali “Security petugas Independent dalam menegakkan peraturan” agar aset atau inventaris perusahan tidak terjadi penyusutan atau terjadinya tindakan kriminal.
Mengubah data menjadi bentuk yang tidak dapat dibaca tanpa kunci dekripsi yang tepat, baik password atau kode yang di design menjadi kerahasian petugas pengamanan untuk meningkatkan strategi pengaman aset, informasi, data, dokumen, fisik, non fisik, perimeter, dan lain sebagainya.
3. Pencadangan dan Pemulihan Data:
Membuat salinan data secara berkala dan memastikan bahwa data dapat dipulihkan jika terjadi kehilangan data, meskipun secara sistem menjadi kekuatan dalam pengamanan penting juga mencatat untuk kebutuhan pengamanan karena biasanya sistem tidak merekam semua kegiatan berdasarkan sistem yang sudah di design.
Oleh karenanya, sebagai antisipasi data dan dokumen yang berhubungan dengan pengamanan di susun yang rapi di file bindex diberikan nomor ketentuan yang ditetap oleh perusahaanya masing-masing, jangan menyepelehkan terhadap data dan dokumen yang tersimpan karena itu menjadi bukti jika dibutuhkan dikemudian hari.
4. Pemantauan Audit dan Tanggapan Insiden:
Memantau sistem dan jaringan untuk mendeteksi aktivitas yang mencurigakan dan mengaudit log untuk mengidentifikasi pelanggaran keamanan, dari indikator audit terhadap sumber daya pengamanan mencari bukti kegiatan yang berhubungan dengan prosedur kerja yang disediakan oleh manajemen perusahaan.
Memiliki rencana yang jelas untuk menanggapi insiden keamanan, termasuk langkah-langkah untuk mengendalikan kerusakan dan memulihkan sistem, itulah pentingnya prosedur pengamanan untuk melakukan respon terhadap dampak yang mengakibatkan operasional dalam lingkungan kerja.
5. Pelatihan dan Kesadaran:
Memberikan pelatihan kepada karyawan tentang praktik keamanan yang baik dan meningkatkan kesadaran mereka tentang ancaman keamanan, melalui prosedur kerja agar lebih banyak ilmu pengetahuan tentang manfaat dan tujuan prosedur keamanan baik internal customer maupun eksternal customer, dalam hal semua stakeholder yang berada di lingkungan kerja.
Tindakan hasil sosialisasi maupun pelatihan, bisa di monitor dan di evaluasi pelaksanaan di lingkungan kerja. Jika menemukan gap atau celah yang belum sesuai atau pelanggaran perlu perbaikan secara berkala karena pada poin intinya adalah prosedur keamanan tidak statis namun dalam perkembangan dunia pengamanan tentu memgambil langkah yang strategis untuk keberlangsungan dan jangka panjang.
Seperti Apa Contoh Security Prosedur:
Penjelasan dari kegiatan contoh Security prosedur ini meliputi banyak aspek khususnya kegiatan yang berhubungan dengan pengamanan teknis, non teknis, keadaan darurat, peralatan keamanan, dan lain sebagainya:
1. Prosedur Teknis:
Prosedur teknis bisa berhubungan dengan pelaksanaan tugas yang terlihat langsung oleh publik atau masyarakat umum lainnya seperti contoh:
• Prosedur Pengaturan lalu lintas.
• Prosedur Pemerikasaan kendaraan.
• Prosedur Pemeriksaan tas.
• Prosedur Penerimaan tamu.
• Prosedur Pelaksanaan patroli.
• Prosedur Pengawalan internal.
• Prosedur Penulisan laporan.
• Prosedur Penggunaan HT (Alat Komunikasi).
• Prosedur Pengaturan rutin.
• Prosedur Penjagaan rutin.
• Prosedur Pemeriksaan Body (Body Check).
• Prosedur Keluar/Masuk barang (Loading Dock).
• Prosedur Cheklist kendaraan.
• dan lainnya.
2. Prosedur Non Teknis:
Prosedur non teknis kegiatan pengamanan diluar kegiatan teknis, namun sangat mendukung dalam pelaksanaan tugas lainnya, seperti contoh:
• Prosedur Rekrutmen.
• Prosedur Pelatihan.
• Prosedur Kesadaran Pengamanan.
• Prosedur Evaluasi Kerja.
• Prosedur Pemantauan.
• Proaedur Perbaikan Kualitas.
• Prosedur Koordinasi Eksternal.
• Prosedur Kokumunikasi dan Konsultasi.
• Prosedur Penyedia peralatan Security.
• Prosedur Penempatan Sumber daya Security.
• dan lainnya.
3. Prosedur Penanganan Keadaan Darurat:
Prosedur yang didesign khusus untuk menangani dalam keadaan darurat, kejadian, bencana seperti contoh:
• Prosedur penanganan Kebakaran.
• Proaedur penanganan Gempa Bumi.
• Prosedur penanganan orang Pingsan.
• Prosedur penanganan tindakan Pencurian atau tindakan kriminal lainnya.
• Prosedur penanganan Banjir.
• Prosedur penanganan Bunuh Diri.
• Prosedur penanganan benda mencurigahkan (digduga BOM).
• dan lainnya.
4. Posedur Penggunaan Peralatan dan Perlengkapan Pengamanan:
Prosedur ini berhubungan dengan sitem yang terintegrasi atau alat pendukung pengamanan di lingkungan kerja:
• Prosedur monitoring CCTV.
• Prosedur Alarm System.
• Prosedur Sensor.
• Prosedur penggunaan alat pemadam.
• Prosedur sistem patroli berbasis teknologi.
• Prosedur alat pemeriksaan, pengecekan, dan alat pendukung lainnya.
• dan lain sebagainya.
Prinsipnya Prosedur Kerja adalah “setiap hal yang sudah dikerjakan wajib di tulis sedangkan sebaliknya dari hal yang sudah tertulis wajib dikerjakan” sesuai dengan kegiatan pengamanan dalam situasi dan kondisi tidak menentu. Jadi SOP (Standar Operasional Prosedur) sangat penting untuk perusahaan yang bergerak di bidang pengamanan.[]
